Takato

مرکز تحقیقات کاربردی و تولید بذر (تکاتو)

 

چگونه یک شرح وظیفه شغلی خوب بنویسیم

تعیین شرح وظایف مشخص برای تمامی دست اندرکاران، اعم از کارمندان، مدیران میانی، مشتریان و در مقیاس بزرگتر برای هر شرکتی مفید است. هدف از شرح وظایف تعریف مسئولیت­های افراد در موقعیت شغلی آنها می­باشد. تدوین یک شرح وظایف مناسب از جهات ذیل مهم است:

- این امکان را می­دهد تا به طور شفاف مسئولیت­ها را برای کارمندان فعلی و یا کارمندان آینده خود تشریح نمایید.

- این امکان را می­دهد تا پیشرفت و حسن انجام کار هر کارمند سنجیده شود که آیا به طور کامل مسئولیت­های خود را انجام میدهد.

- فرمتی را ایجاد می­کند که بتوان مسئولیت­ها را در شرکت معین کرد و با توسعه شرکت روش خود را تغییر داد.

یک شرح وظیفه مناسب باید دارای مختصات زیر باشد:

وضوح: باید به زبان ساده نوشته شود تا به خوبی توسط کارمند و مدیر مربوطه در شرکت قابل فهم باشد.

اختصار: باید در حد یک تا دو صفحه باشد. یک شرح وظیفه مناسب نباید جزئیات زیادی داشته باشد و یا زیاد طولانی باشد که درک آن مشکل باشد.

اختصاصی بودن: یک شرح وظیفه باید شامل اقدامات مقتضی و نتایج قابل دسترس باشد به نحوی که این نتایج به خوبی قابل رویت و قابل ارزیابی باشد.

ارجاع به ارزشهای والای شرکت:

در صنعت بذر صداقت و امانت، التزام به کیفیت و مشتریان بسیار مهم هستند و این موارد به عنوان یکی از پیش نیازهای شغلی شناخته می­شود این موضوع باید با تمام کارکنان در میان گذاشته شود. در ادامه به نمونه­هایی از شرح وظایف اشاره می گردد که می تواند به عنوان ایده جهت اعمال برای پست­های مختلف  در شرکت­تان به شما کمک نماید:

نمونه شرح وظایف مدیر تضمین کیفیت:

شرح وظایف این شغل به مدیر عامل گزارش می گردد.

مدیر تضمین کیفیت، مسئولیت ایجاد فرایندها و سیاست­های را داردکه، ضمانت می­دهد شرکت بالاترین کیفیت محصول را تولید می­کند و با کیفیت­ترین محصول ممکن را می­فروشد. مسئولیت اجرا کردن این فرایندها در شرکت بر عهده مدیر تضمین کیفیت است. مدیر تضمین کیفیت مسئولیت ایجاد شرایط برای توجه مدیران ارشد به مسایل کیفی را نیز برعهده دارد. مسئولیت­های مدیر تضمین کیفیت به شرح زیر است:

  • توسعه سیاست­های تضمین کیفیت و راه­های دستیابی به آن: استفاده از همکاری مدیران میانی در این عرصه، آموزش کارکنان در زمینه استانداردهای تضمین کیفیت، اطمینان از آنکه تمامی کارکنان از روش­ها و دستورالعمل­های تضمین کیفیت تبعیت می کنند.
  • رصد نمودن نتایج تولید در محل، آزمایش و نمونه برداری از محصول بسته به سیاست شرکت.
  • پیگیری شرایط و مناطق تولید جهت شناسایی مناطقی که تولید را خارج از استانداردهای تعریف شده انجام می دهند.
  • تهیه لیست هفتگی از مشکلات و ارائه آن به مدیران ارشد، تهیه نقشه راه برای رفع مشکل توسط مدیر ارشد.
  • انجام تست­های قوه نامیه بذور
  • همکاری با آزمایشگاه­های بیرون از شرکت برای اجرای برنامه­های کاری مشترک مانند تبادل نمونه­ها و بررسی نتایج محصولات تولید داخل شرکت.
  • اطمینان از وصول کلیه درخواست­ها در مورد تضمین کیفیت و مبالغ قابل پرداخت به خارج از شرکت.
  • همکاری با مدیر تولید در محل استقرار توده­های بذری، دستورالعمل­های کشت و یا هرگونه موارد دیگر مرتبط با تضمین کیفیت.
  • همکاری با مدیر تولید در طی کاشت، رویش و برداشت برای توسعه و بهبود استانداردهای تولید برای به حداقل رساندن عوامل تاثیرگذار بر کیفیت محصولات برداشت شده. مدیر تضمین کیفیت نماینده شرکت محسوب می­شود که با رعایت حداکثر امانت داری باید بهترین برخورد را با مشتریان داشته باشد.

نمونه شرح وظایف مدیر مالی و اداری:

شرح وظایف این شغل به مدیرعامل گزارش می گردد:

امور مالی:

 1-انجام عملیات حسابداری روزانه شامل حساب­های قابل پرداخت، صورتحساب­ها و وجوهات قابل دریافت، مدیریت امور بانکی مرتبط و مدیریت هزینه ها.

2- تهیه مقطعی گزارشات مورد نیاز برای مدیریت شرکت و بانک.

3- آنالیز گردش مالی شرکت.

4- بودجه بندی و آنالیز تغییرات برای بودجه­های سرمایه­ای و اجرایی.

5- مدیریت فعالیت­های حسابداران در تمام موارد.

6- برآورد مالیات و پرداخت آن.

7- ارائه گزارش به بانک و منابع مالی بیرونی.

امور اداری:

1- تهیه لیست حقوق و مزایای اداری پرسنل.

2- مذاکره در قراردادهای مرتبط با ژرم پلاسم­ها.

پس از آنکه به اصول مسئولیت­های مالی و اداری شرکت مسلط گردید:

- عضو تمام وقت تیم مدیریتی شرکت.

- حضور ویژه در برنامه های توسعه ای و اجرایی شرکت.

- شرکت در استراتژی­های توسعه­ای شرکت.

مدیر مالی و اداری باید نقش فعالی در تولید محصول باکیفیت داشته باشد و به عنوان امین شرکت شناخته می­شود.

پروژه های قابل انتظار (18 ماه اول فعالیت):

- اجرایی نمودن سیستم­های نوین حسابداری

- ایجاد شرایط برای ارائه ماهیانه گزارش­ها

- برنامه ریزی و طراحی برنامه های فروش

- ثبت اطلاعات رایانه­ایی

- تهیه جزییات از هزینه ها و ارائه راهکار برای به حداقل رساندن هزینه ها